AIを入れても人事が整わない理由｜仕組みが残る支援の見分け方

ChatGPTなどの生成AIやAIツールを契約しても人事が整わない場合、多くは仕事の順番と担当が決まっていないことが原因です。AIは下書きや集計を速くしてくれますが、どの仕事から手を付けるか、誰が進めるか、自社のどの書類や手続きに当てはめるかは、社内で決めておく必要があるためです。次に頼む支援を選ぶときは、契約が終わったあとに手順と仕組みが社内に残るかどうかで見分けます。

この記事では、人事にAIを取り入れたのに仕事が楽にならないと感じている会社や、ひとり人事・兼任で人事を受け持っている方に向けて、よくある止まり方と、研修・ツール契約・代行で社内に残るものの違い、仕組みが残る支援の見分け方について、監修者の採用・人事の実務経験をもとに説明します。

AIを契約しても、仕事の順番と担当が決まっていないと止まりやすい

AIを取り入れた直後は、求人票の下書きや面接の質問づくりなど、目に見える仕事で効果を感じやすいものです。ところが数週間たつと使う方が限られ、やがて誰も開かなくなることがあります。

この状態が起きる背景には、AIの性能よりも人事の仕事の決め方があります。採用、入退社の手続き、勤怠、給与、評価は互いにつながっていて、どれから整えるか、誰が受け持つかが決まっていないと、AIで作った下書きを次の仕事に渡す先がなくなるためです。

たとえば求人票をAIで作れても、応募者への返信を誰がいつ行うかが決まっていなければ、選考はそこで止まります。評価の基準がないまま評価面談の資料をAIで作っても、社長や上司の方の考えと合わず、結局は一から書き直すことになります。

そのため、AIで人事を整えるときは、使うツールを選ぶ前に、整える仕事の順番とそれを進める担当を決めます。順番と担当が決まっていれば、研修で学んだ使い方やすでに契約しているツールも、その仕事に当てはめて生かせます。

AIを入れた人事が止まりやすい3つの場面

人事にAIを取り入れた会社で仕事が途中で止まる場面には、いくつかの共通点があります。監修者が採用や人事の支援で見てきたなかでも、次の3つがよく見られます。

進める人が社内にいない

AIのツールを契約しても、使い方を決めて社内に広げる方がいないと、契約したまま止まってしまいます。人事の担当者がいない会社では、社長や総務、経理の方が本業の合間に人事を受け持っていることが多く、AIの使い方を試して手順にまとめる時間を取りにくいためです。

設定や使い方の検討を「手が空いたときに進める」としておくと、誰の予定にも入らないまま時間が過ぎていきます。AIを使う仕事ごとに、試す方、手順にまとめる方、社内に共有する方を決めておくと、止まりにくくなります。

採用だけ、給与だけと別々に頼んでいる

採用は採用代行、給与計算は外部の専門家、評価制度は別のコンサルタントというように、仕事ごとに別々の先へ頼んでいる会社も多くあります。それぞれの仕事は進んでも、採用・労務・給与・評価がつながらず、制度と実際の仕事が合わなくなることがあります。

たとえば採用の段階で伝えた働き方や給与の条件が、入社後の勤怠の決まりや評価の基準と合っていないと、入社した方への説明に困ります。AIを使う場合も同じで、採用の文面づくりだけにAIを使い、労務や評価の情報とつながっていないと、人事の仕事全体は軽くなりません。

研修で学んでも、自社の書類・手続きに当てはめる時間がない

AI研修では、文章の要約や下書きの作り方など、一般的な使い方を学べます。一方で、自社の求人票の書式、入社時に集める書類、評価シートの項目に合わせて使い方を決める作業は、研修のあとに社内で行う必要があります。

ひとり人事や兼任の方は、日々の応募対応や手続きに追われ、この当てはめの作業に時間を割けないことが少なくありません。研修の資料が手元にあっても、自社の仕事のどこで使うかが決まらないまま、元のやり方に戻ってしまいます。

「研修」「ツール契約」「代行」で社内に残るものの違い

AI研修、AIツールの契約、採用代行や人事の外部委託は、いずれも人事の負担を減らす手段として役に立ちます。研修はAIを社内で試すきっかけになり、ツールは下書きや集計の時間を短くし、代行は目の前の仕事を確実に進めてくれます。

選ぶときは、それぞれの契約が終わったあとに社内に何が残るかを確認しておくと、次の一手を決めやすくなります。一般的な違いを表にまとめました。

表で比べると、どの頼み方にも向いている場面があることが分かります。応募が多い時期や急いで人を採りたいときには、採用代行で手を増やす方法が向いています。採用代行の費用の考え方は、採用代行の費用相場の記事で解説しています。

代行を使う場合も、選考の基準や応募者への連絡の文面を社内の資料として受け取っておくと、契約が終わったあとも自社で続けやすくなります。研修やツールを選ぶ場合は、学んだ使い方や設定を自社の仕事に当てはめる担当と期日を契約と同時に決めておくと安心です。

仕組みが残る支援を見分ける4つの確認点

研修、ツール、代行のどれを選ぶ場合でも、次の4点を確認すると、契約が終わったあとに社内に仕組みが残るかを見分けやすくなります。相談や見積もりの段階で、支援する会社に質問してみてください。

1. いまの人事の仕事を書き出すところから始めるか

支援の最初に、社内で誰がどの人事の仕事をしているかを一緒に書き出す時間を取るかを確認します。仕事の全体像が見えないままツールの設定や研修を始めると、AIを使う仕事と使わない仕事の区別が付かず、途中で止まりやすくなるためです。

2. 自社の書類と手続きに合わせてAIの使い方をつくるか

一般的な使い方の紹介にとどまらず、自社の求人票、入社時の書類、評価シートなどに合わせて、AIをどの場面でどう使うかを一緒に決めるかを確認します。あわせて、AIが下書きや集計を受け持ち、決める場面は社内の方が確認する形になっているかも見ておくと安心です。

3. 採用・労務・給与・評価をつなげて見ているか

採用だけ、給与だけといった一部の仕事に限らず、仕事どうしのつながりを見たうえで整える順番を提案してくれるかを確認します。採用で伝えた条件と入社後の勤怠や評価の決まりがそろっていると、入社した方への説明や社内の確認の手間が減ります。

4. 担当の方が引き継げる手順が社内に残るか

契約が終わったあとや担当の方が替わったときに、同じやり方で続けられる手順書が社内に残るかを確認します。手順書やAIの設定、社員の情報を自社のアカウントや共有の場所で管理する形になっていると、支援が終わっても仕組みを使い続けられます。

ひとり人事・兼任の会社が次に決めること

支援を選ぶ前に、社内で次の4つを決めておくと、相談の場で話が進みやすくなります。

1. 人事の仕事を受け持つ窓口の方を1名決める（兼任でもかまいません）
2. いま誰がどの人事の仕事をしているかを一覧にする
3. 最初に整える仕事を1つ選ぶ（応募への返信が遅れているなら採用、昇給や評価面談の時期が近いなら評価と給与の説明）
4. AIで扱う情報の範囲を決める（社員の個人情報や給与の情報をどのAIで扱い、どこに保管するか）

窓口の方が決まると、支援する会社とのやり取りや社内への共有の担当がはっきりします。一覧と最初に整える仕事が決まっていれば、AIをどこから使うかを具体的に相談できます。

仕事の書き出し方や整える順番から知りたい方は、ひとり人事が最初にやることで、採用・勤怠・評価の順番と手放し方を解説しています。

AI採用BOOSTERという選択肢

AIを入れたものの採用や人事の仕事が整わない会社には、採用代行をしながら自動化の仕組みを社内に残す方法もあります。

RECRUIT BOOSTERのAI採用BOOSTERは、採用代行をしながら自動化する作業を決め、その設定を貴社のアカウントに残す支援です。ツールを渡すだけでは止まりやすい採用の仕事を、実務の代行のなかで把握し、AIに任せる作業と人が判断する作業を分けて整えます。

契約が終わっても自動化の設定と進め方が社内に残ることを重視しています。一般的な採用代行のように、契約終了と同時に実務も止まる形にはしません。

支援の内容と進め方は、AI採用BOOSTERのページでご覧ください。採用のどこから自動化するかを相談したい方は、30分か60分の無料相談もご利用いただけます。会社全体へのご相談は、お問い合わせページからも受け付けています。

よくある質問

ChatGPTや生成AIを入れても、人事業務が楽にならないのはなぜですか？

人事の仕事の順番と担当、自社の書類や手続きへの当てはめ方が決まっていないと、AIで作った下書きを次の仕事につなげられないためです。AIは文章の下書きや集計を速くしますが、誰がいつ使い、どの書類に反映し、誰が確認するかは社内で決める必要があります。まずはいま誰がどの仕事をしているかを書き出し、AIを使う仕事と確認する方を決めると、効果を感じやすくなります。

AI研修を受ければ、人事の仕事は減りますか？

研修で一般的な使い方を学ぶと、社内でAIを試すきっかけになります。実際に仕事が減るかどうかは、学んだ使い方を自社の求人票や入社時の書類、評価シートに当てはめ、手順として社内に残せるかで変わります。研修のあとに当てはめる担当と期日を決めておくか、当てはめる作業を一緒に進める支援を選ぶと、研修の内容を仕事に生かしやすくなります。

採用代行と、AIで仕組みを残す支援は何が違いますか？

採用代行では、応募者への連絡や面接の日程調整など、委託した仕事を外部の担当が進めます。AIで仕組みを残す支援では、自社の担当の方と一緒にAIを使った手順をつくり、契約が終わったあとも社内で続けられる状態を目指します。目の前の採用を急ぐ時期には代行が向いており、担当が替わっても続く形をつくりたい場合には仕組みづくりの支援が向いています。

AI採用BOOSTERでは、どの範囲を支援しますか？

採用代行を行いながら、求人票・スカウト・候補者対応などのうち自動化する作業を貴社と決め、貴社名義のアカウントに設定を残します。担当の方が自分で動かせるまで研修し、契約後も社内で続けられる形に整えることを目指します。詳しくはAI採用BOOSTERのページをご覧ください。

まとめ

AIを契約しても人事が整わない場合、多くは仕事の順番と担当が決まっていないことが原因です。進める人が社内にいない、採用や給与を別々に頼んでいる、研修で学んだ内容を自社の書類や手続きに当てはめる時間がない、という3つの場面で止まりやすくなります。次に頼む支援を選ぶときは、いまの仕事の書き出しから始めるか、自社の書類に合わせて使い方をつくるか、仕事どうしのつながりを見ているか、引き継げる手順が社内に残るかを確認してください。窓口の方と最初に整える仕事を決めてから相談すると、AIを人事の仕組みとして定着させやすくなります。

出典

• 本稿の止まり方の整理と見分け方は、監修者の採用・人事の実務経験をもとにまとめたものです。
• 参照した自社ページ：AI採用BOOSTER
• 関連記事：ひとり人事が最初にやること／採用代行の費用相場